Manajemen Arsip Yang Baik, Selamatkan Nilai Sejarah

Advertorial

Balangan, Tirai Kota. - Kata arsip bukanlah ditujukan kepada selembar kertas atau setumpuk data bekas yang tak terpakai lagi. Melainkan arsip adalah sebuah informasi, memori, bukti maupun rekaman dari sebuah kegiatan atau transaksi yang disimpan dengan baik hingga bisa bernilai sejarah.

Arsip juga menjadi salah satu aspek yang penting  untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional bagi sebuah instansi. Arsip merupakan salah satu harta benda yang dianggap memiliki informasi krusial yang tidak ternilai harganya.

Sangking pentingnya arsip ini, Pemerintah zaman orde baru sampai menegaskan betapa pentingnya sebuah arsip. Presiden ke 2 RI, HM. Soeharto pernah mengemukakan bahwa “apabila dokumen-dokumen negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanya suatu mekanisme yang wajar, yang dapat menunjukan adanya dokumen-dokumen tersebut, apabila berbagai dokemen negara hilang atau dimusnahkan semata-mata karena tidak disadari nilai-nilai dokumen tersebut oleh sementara pejabat, maka pemerintahan akan menanggung akibat dari pada hilangnya informasi, yang dapat menyulitkan pemerintahan dalam usaha-usahanya member pelajaran kepada rakyat.” (Soeharto, Presiden Republik Indonesia, 1969 dalam ANRI, 2008).

Volume arsip sebagai rekaman kegiatan akan selalu bertambah seiring dengan perkembangan instansi tersebut. Semakin lama instansi itu berproses semakin banyak arsip yang tercipta, maka penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan dari berbagai aspek. Seperti diantaranya ruang penyimpanan, pemeliharaan, perawatan, tenaga kerja, hingga penemuan kembali arsip. Mengingat arti penting arsip dan volume arsip yang akan terus bertambah maka perlu adanya manajeman pengelolaan arsip yang sistematis, efektif, dan efisien seperti penyusutan arsip.

Penyusutan arsip sendiri, merupakan salah satu tahapan dalam manajeman Kearsipan yang berperan dalam mengontrol tingkat akumulasi arsip. Pelaksanaan penyusutan arsip baik pemindahan, pemusnahan serta penyerahan merupakan suatu kegiatan yang tidak mudah untuk dilaksanakan. 

Umumnya kekurang tenaga kearsipan yang  memadai untuk melakukan penyusutan arsip menjadi kendala utama. Ditambah dengan rendahnya kesadaran para pegawai akan pentingnya arsip, sehingga memusnahkan arsip tidak melalui tahapan secara prosedural.

Menurut Perka ANRI No 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, arsip yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan meliputi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan,  telah habis retensinya dan/atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.

Penyelamatan arsip berkaitan dengan tindakan perawatan yang menjaga arsip dari berbagai bahaya, kerusakan dan kehancuran arsip tersebut. Tujuannya agar arsip-arsip yang ada akan terus terjaga nilai dan informasinya. Jika hilang atau rusak, arsip ini akan menghambat keberlangsungan organisasi. 

Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kabupaten Balangan dalam hal ini bidang perlindungan dan penyelamatan arsip, melaksanakan kegiatan pendampingan  dan penyelamatan arsip pada setiap SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Balangan melalui kegiatan inovasi Gasak_Arsip (Gema Sadar Selamatkan Arsip) untuk antisipasi dan upaya penyelamatan arsipnya. Upaya penyelamatan arsip ini mencakup semua jenis arsip.

Nitta Friyanti, SE Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Balangan. Nitta Friyanti  menjadi salah seorang  yang memiliki andil besar  besar di Instansi ini bertugas khusus melindungi dan menyelamatkan arsip.

Inovasi Gasak_Arsip ini dibuat agar dapat membantu SKPD/Instansi dalam menyelamatkan arsip. Oleh karena itu dalam penerapannya, diperlukan kesadaran, pelatihan, serta sosialisasi yang mendalam guna melaksanakan kebijakan dalam penyelamatan arsip.

Undang-undang, peraturan pemerintah dan kebijakan-kebijakan yang terkait dengan penyelamatan arsip pada dasarnya telah dirancang agar memudahkan lembaga kearsipan dalam mengelola arsipnya. 

Namun realisasinya belum tentu berjalan dengan maksimal apabila pemerintah daerah juga SDM yang ada tidak memiliki kesadaran untuk belajar dan aware dengan kedudukan arsip. 

"Membangun kesadaran akan pentingnya arsip menjadi tugas dan tanggung jawab bersama," pungkas Nitta. (tk/alf)